注文書処理サービス

FAX、メール等で受領する注文書の対応や処理に
お困りではありませんか？

受発注業務のアウトソーシングで人的手間の業務改善が可能になります。

アウトソーシングのメリットは？

現状、このような煩雑な対応をしていませんか？
（現状イメージ）

現状イメージ

お客様の課題例

●全般

販売管理システム（基幹システム）の刷新、一部改修に係る期間・費用が膨大（システム化検討、システム導入、教育、運用）
部分的なシステム追加を行うと、システムが煩雑化し何か問題があった場合の対応が難しい
システム化に際し、販売店に提供する端末（あるいはアプリ）費用、サポート体制が問題
繁忙期、閑散期で係る人件費が変わるが、タイムリーに要員を確保し人件費を削るのは難しい
販売店のITスキルレベルが多様で、FAXからの脱却が出来ない企業もある

●FAX、メール注文

FAX受注はなくしたいが販売店ではFAXが必須の企業もある
非定型フォーマットの注文は内容の確認に時間がとられることが多い
インプットのために専任担当者を準備するのは難しい（担当者の業務に影響が出る）
担当者を都度変更すると受注登録が完了するまでの時間とトラブルリスクが高まる可能性がある

TTピーエムの「注文書処理サービス」で
業務改善が可能になります。

業務アウトソース化による
注文書処理フロー（イメージ）

業務アウトソース化による注文書処理フロー（イメージ）

業務アウトソース化による受注処理フロー（処理概要説明）はこちら

業務アウトソース化のメリット

全般

販売管理システムに関わる一部のサービスから全般まで企業で課題となっている部分を切り出せる
（FAXサービスのみの切り出しも可能）
繁忙期、閑散期で発生費用を調整することが出来る
契約内容にて対応内容を幅広く選択できる（切り出し部分、対応日程等々…）

人的手間の改善が期待できるアウトソース化業務

なくすことが出来ないFAX受注等の業務切り出し
受入処理やコンプライアンスチェックに関する業務
保守や各種サービスにおける作業記録票登録の業務
繁忙期、閑散期が明確な業務

業務アウトソース化による受注処理フロー（処理概要説明）

受注処理の流れ

①システム登録処理

各販売店にある端末（システム）から直接販売管理システムへのデータ登録を行う。

②手作業による登録処理

1)　注文書の送付: 各販売店は、注文書をFAXでアウトソース先のセンターに送信する。
また電子メールの場合は注文書をPDF等に変換後添付し送付する。
※注文書のフォーマットは販売店ごとに違うフォーマット、活字、手書きの混在が想定される

2)　注文書データ作成: アウトソース先では、受信したFAX、またはメールに添付されたPDF等を基に、コードの付加等を実施、エントリ用データを作成しデータを受注センターに納品する。
※FAX用紙をみて入力、メールは添付ファイルをみながら入力を行う

3)　不明瞭箇所の確認: 注文書の記載内容が不明瞭な場合、アウトソース先より販売店へ問合せを行い、正しい情報確認を行う。

問合せ対応

・注文書の内容が不明瞭な場合、アウトソース先より電話またはメールにて確認。

アウトソース先で販売管理システム登録の前処理を実施するため社員をスキルの高い業務に配置することが可能になります。
また、本サービスは注文書の処理支援だけに留まらず、納品関係のデータを販売管理システムに登録するまでの受注から売上までの一連の流れにおける処理支援を行うことが可能となります。
更に、営業管理業務（コンプライアンスチェック等々）含む営業バックオフィス支援への拡大も対応いたします。

FAX、メール等で受領する注文書の対応や処理にお困りではありませんか？